邮件签名里若放着身份证号、护照号或完整住址，每一封发出去的信都会把这些数字再抄一遍。对方回复时还可能把原信带签名一起转发到更多人的邮箱里。签名本是为了让人知道你是谁、怎么联系，不是为了附上一份证件复印件。
打开邮箱的签名设置，删掉证件号、详细住址和工牌上的内部编号，只留姓名和常用电话。若工作需要部门名称，可以留部门，不要留证件。改完给自己发一封测试信，看正文末尾是不是只剩这两项。手机邮箱和电脑邮箱若各有一份签名，两处都改。
签名会自动加在每封新信和很多回复的末尾，一次写进去就反复发出。证件号出现在往来邮件里，比放在一份上锁的文件里难收回。姓名和电话足够让同事回电话，不必在签名里重复已经交给人事的证件信息。
签名不用完全删光，否则对方不知道来信人是谁。公司要求的统一格式里，不涉及证件的姓名和电话可以留下。只去掉证件号和详细住址。私人邮箱和工作邮箱分开设置，私人签名更不要带工作证件。
在新电脑登录邮箱后，发信前先看签名预览。换手机号时只改电话那一行。每季看一次签名里有没有又贴进证件照片或号码。
测试信末尾只有姓名和电话，回复和转发时不再带出证件号。对方仍能通过电话找到你。若某封信底还出现旧的证件号，再检查是不是用了另一台设备上的旧签名，或正文里手工粘贴过。